ภายหลังจากที่เราลงประกาศรับสมัครงานผ่านทางแหล่งสรรหาต่างๆ ที่องค์กรเลือกใช้ไปแล้ว หากไม่อับโชคเกินไป (555) องค์กรก็มักจะได้ประวัติผู้สมัครงานเข้ามาให้คัดเลือกว่าเหมาะสมกับตำแหน่งที่เปิดรับสมัครไปหรือไม่จำนวนหนึ่ง แต่โดยความจำเป็นและข้อจำกัดเรื่องเวลาของผู้สัมภาษณ์เอง ย่อมเป็นการไม่เหมาะที่จะเรียกผู้สมัครงานทุกคนที่ส่งใบสมัครเข้ามาโดยไม่กลั่นกรองหรือคัดกรองเฉพาะผู้ที่เห็นว่าเหมาะสมจริงๆ ก่อนนัดหมายเข้ามาสัมภาษณ์ที่องค์กร
โดยเฉพาะหากไม่มีวิธีการอะไรสักอย่างเพื่อคัดกรองเสียหน่อย อาจจะเจอกรณีที่ประวัติหรือ Resume ของผู้สมัครงานกับที่กรอกในแบบฟอร์มใบสมัครงานของบริษัทแตกต่างกัน จนกระทั่งอาจจะไม่ใช่ผู้สมัครงานที่มีคุณสมบัติตามเงื่อนไขขั้นต้นที่ลงประกาศไว้อีกต่อไป และเมื่อต้องมารู้เมื่อเข้าห้องสัมภาษณ์แล้ว ก็ชวนให้ผู้สัมภาษณ์บ่นกลับมาอื้ออึงว่า เสียเวลานัดหมายมา (หรือที่จริงก็คือ เสียเวลาเขามาสัมภาษณ์นั่นล่ะ หุหุ)
ผู้สมัครงานบางคน ในประวัติดูดีมาก ผ่านงานมาตรงกับที่เราต้องการเป๊ะเว่อร์ แต่พอมาสัมภาษณ์แล้ว น่าเสียดายที่สิ่งที่เขียนมาใน Resume กับสิ่งที่พูดออกมาไปคนละแนว ซึ่งก็เป็นไปได้ครับที่บางคนจะพูดไม่เก่ง พูดไม่ได้เรื่อง นำเสนอติดลบ แต่เวลาเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรกลับยิ่งกว่ามือร่างหนังสือราชการ
เพื่อลดโอกาสเกิดตัวอย่างปัญหาข้างต้น แนะนำให้สัมภาษณ์เบื้องต้น (Pre-screening Interview หรือบ้างก็เรียกว่า Phone Interview) เสียหน่อยดีมั้ยครับ
ทว่าก่อนจะไปต่อ อยากทวนความเข้าใจสักนิดหน่อยว่า เวลาที่เราระบุคุณสมบัติหรือคุณลักษณะทั้งหลายที่ต้องการตามตำแหน่งงานหนึ่งใดนั้น ควรอย่างยิ่งที่จะต้องระบุใน 2 องค์ประกอบหลักคือ
1)คุณลักษณะที่องค์กรต้องการจากพนักงานทุกคน (บางองค์กรก็คือ Core Competency) หรือจะเรียกว่า Core Value หรือ Corporate Culture ก็ไม่ว่ากันครับ
2)คุณลักษณะที่ต้องมีตามหน้าที่งาน (ซึ่งในองค์กรที่ทำระบบสมรรถนะก็คือ Job/Functional Competency) และหากตำแหน่งนั้นเป็นหัวหน้าคน ซึ่งต้องมีลูกน้องในสังกัด ไม่ว่าจะมากหรือน้อยก็ตาม ก็จะพ่วงคัดเลือกส่วนที่ 3 เข้าไปด้วยก็คือ คุณลักษณะที่ต้องการสำหรับหัวหน้าคน (สำหรับองค์กรที่ทำระบบสมรรถนะเขาเรียกว่า Managerial/Leadership Competency) แต่หากไม่ซีเรียสมากนัก อย่างน้อยก็ต้องประเมินผู้สมัครงานให้ทราบแน่ชัดถึงคุณลักษณะที่ต้องการตามหน้าที่หรือตำแหน่งงานที่ต้องการรับสมัคร หรือประเมินตามข้อ 2 นี้ นั่นเอง
ส่วนจะประเมินหรือสัมภาษณ์อย่างไรนั้น บทความหลายเรื่องก่อนหน้า และข้อเขียนของผมในหนังสือเรื่อง “สัมภาษณ์ด้วย BBI/CBI ให้ทรงประสิทธิผล” นั้น มีเนื้อหาตอบท่านได้บ้าง สามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเพื่อต่อยอดได้ครับ
เชื่อว่าบรรดาผู้สัมภาษณ์ ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการหรือหัวหน้างานต้นสังกัดหน่วยงานที่ขอกำลังคน หรือจะเป็นเหล่า Recruiter จะคุ้นกันอยู่ว่า Pre-screening Interview หรือ Phone Interview นี้คืออะไร
แต่มาลองทบทวนกันสักหน่อยเนอะ
Pre-screening Interview หรือ Phone Interview นี้ เป็นการสัมภาษณ์พูดคุยกับผู้สมัครงานทางโทรศัพท์ หรือ Skype , การทำ Video Conference กับผู้สมัครงานโดยใช้ระยะเวลาสัก 20-30 นาที เพื่อให้ได้ข้อมูลสารสนเทศเบื้องต้นมาใช้พิจารณาว่าใครจะเข้ารอบมาสัมภาษณ์แบบเจอหน้าเจอตัว (In-person Interview) ที่องค์กรบ้าง และสารสนเทศที่ได้มาก็จะใช้เพื่อเปรียบเทียบผู้สมัครงานหลายคนเพื่อหาว่าใครเป็น Good match ซึ่งแน่นอนว่า Good match ก็ควรเป็นคนที่ผ่านการสกรีนคุณลักษณะอย่างที่องค์กรอยากได้ และมีคุณลักษณะอย่างที่ตำแหน่งงานอยากได้ประกอบกัน หรือมีอย่างหลังเป็นอย่างน้อย เช่นที่ผมเกริ่นไปข้างต้น
Pre-screening Interview หรือ Phone Interview จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่นำมาใช้คัดกรองผู้สมัครงาน ดังนั้น เวลาที่สัมภาษณ์เบื้องต้นนี้ ควรบันทึก (Take note) ไว้ให้ผู้สัมภาษณ์ลำดับถัดไปใช้ประกอบการพิจารณา หรือเอาไว้ให้เราเองดูภายหลัง และเมื่อได้สัมภาษณ์เบื้องต้นกันอย่างรอบคอบแล้ว เชื่อมั่นได้ว่า การสัมภาษณ์คัดกรองในรอบต่อไปจะทำให้เราได้คนอย่างที่อยากได้มากขึ้นเป็นลำดับ
ในทางหนึ่งนั้น Pre-screening Interview หรือ Phone Interview นี้ ยังช่วยให้ผู้สัมภาษณ์เบื้องต้น ซึ่งโดยมากจะเป็น Recruiter ได้ตรวจสอบสารสนเทศบางอย่าง (ที่ได้จากการพูดคุยกับผู้สมัครงานเทียบกับที่เขาระบุไว้ใน Resume) และเราเองก็อาจจะสอบถามสิ่งที่อยากรู้อย่างอื่นเพิ่มเติม เพื่อให้ได้ข้อมูลที่เพียงพอกับการเปรียบเทียบและคัดเลือกผู้สมัครงานเบื้องต้น แน่นอนครับว่าหากองค์กรใดที่ประเมิน Acceptance Rate หรืออัตราการตอบรับของผู้สมัครงาน สำหรับวัดประสิทธิภาพของ Recruiter ด้วยแล้ว งาน Pre-screening Interview หรือ Phone Interview นี้จะกลายเป็น “สิ่งที่ต้องทำ (A must action)” ไปเลยล่ะครับ
นอกจากที่กล่าวไปแล้ว องค์กรจำนวนไม่น้อยนำเอาคำถามจริงที่ใช้ตอนสัมภาษณ์ (Actual questions) มาถามตอนสัมภาษณ์เบื้องต้นนี้เสียเลย เพื่อให้ประหยัดเวลา ซึ่งเอาเข้าจริงๆ หลายครั้งและด้วยข้อจำกัดของเวลา ทำให้ไม่ทันได้ถามบางคำถามให้ครบถ้วนตามที่เตรียมมาถามตอนสัมภาษณ์เบื้องต้นนี้ ก็ไม่มีข้อห้ามแต่อย่างใดครับ
เรื่องเล็กๆ แบบนี้ หากไม่ใส่ใจอาจทำให้เสียเวลาไปสัมภาษณ์กับคนที่ไม่ควรเรียกเข้ามาสัมภาษณ์ ดังนั้น เมื่อสัมภาษณ์แล้วพบว่าผู้สมัครงานรายใดที่ไม่เข้าทาง (ไม่ตรงกับคุณลักษณะที่ต้องการประเมินในตำแหน่งนั้น) ก็ไม่ต้องเชิญเข้ามาสัมภาษณ์ให้เสียเวลาทั้งฝ่ายเราและฝ่ายเขา
ใบบทความของผมก่อนหน้าหลายบทความ ได้ชวนคุยเรื่อง Pre-screening Interview หรือ Phone Interview นี้ไว้แล้ว ฉบับนี้ผมจะชวนมาเรียนรู้ต่อยอดในเรื่องคำถามที่ควรใช้เวลา Pre-screening Interview หรือ Phone Interview แม้จะไม่มี Format หรือรูปแบบการตั้งคำถามตายตัวก็ตาม แต่ก็มักพบว่า หลายองค์กรมีการใช้คำถามสัมภาษณ์คล้ายๆ กัน ทำนอง คาถามหานิยม เอ๊ย ! คำถามยอดนิยมเลยครับ
มาติดตามกัน !!!
1.แนะนำตัวเอง ตำแหน่งงานปัจจุบันและตำแหน่งที่สมัคร (ตอบให้ดีที่สุดเท่าที่จะตอบได้)
คำที่บอกว่า ขอให้ตอบคำถามให้ดีที่สุดเท่าที่คุณจะตอบได้นี้ล่ะครับ จะบังคับกลาย ๆ ให้ผู้สมัครงานเฟ้นคำตอบกับสถานการณ์เฉพาะหน้าที่ถาม ซึ่งหลังจากได้ยินประโยคนี้ หากผู้สมัครงานรายใดตอบแบบธรรมดา ๆ ก็น่าจะได้คะแนนน้อยหน่อย และน้อยกว่าคนที่ตั้งใจฟังคำถาม ในทางหนึ่ง ก็สะท้อนการจับประเด็นและความละเอียดรอบคอบของผู้สมัครงานได้ด้วยครับ
2.ถนัดหรือชำนาญงานในหน้าที่ใดเป็นพิเศษ ?
ผู้สมัครงานควรตอบโดยชี้ให้เห็นได้ชัดและเชื่อมโยงความถนัดหรือความชำนาญนั้นกับงานที่เขารับผิดชอบได้ชัดเจน หากผู้สมัครงานตอบกลับมาแบบไม่เชื่อมโยงกัน หรือไปกันคนละเรื่อง ก็ย่อมได้คะแนนไม่ดี นอกจากนี้ คำตอบยังช่วยให้เรา (ผู้สัมภาษณ์) ได้เข้าใจถึงความถนัดของผู้สมัครงานอีกด้วย ทั้งนี้ เราก็ควรตรวจสอบด้วยว่า สิ่งที่ผู้สมัครงานบอกว่าถนัดนั้น มีหน้าที่งานของเขาในใบกำหนดหน้าที่งานหรือ Job Description ระบุไว้อย่างไรบ้าง เชื่อมโยงกันมากน้อยเพียงใดด้วย
3.ทักษะเชิงเทคนิคในตัวงานและความรู้เรื่องใดที่คุณมีมากที่สุด ?
ต่อเนื่องจากการถามว่าหน้าที่งานใดที่ผู้สมัครงานถนัดหรือมีความเชี่ยวชาญ เราควรถามให้รู้เพิ่มเติมว่า ทักษะเชิงเทคนิคในตัวงานที่เรียกกันว่า “Technical Skills” และความรู้ (Knowledge) ที่ผู้สมัครรู้มากหรือรู้ดีที่สุด คำตอบที่ได้รับจากผู้สมัครงานควรจะต้องสอดคล้องกับคำตอบเมื่อสักครู่นี้ ยกตัวอย่างเช่น หากผู้สมัครงานบอกว่า เขามีความถนัดในงานจัดซื้อ และทักษะเชิงเทคนิคที่เขาเชี่ยวชาญคือ การเจรจาต่อรองราคาหรือเงื่อนไขการจัดซื้อกับซัพพลายเออร์หรือเวนเดอร์ เช่นนี้ถือว่าสอดคล้องกัน แต่หากผู้สมัครงานตอบว่า งานที่เขาถนัดมากคือ การประสานงานกับหน่วยงานอื่น ซึ่งต้องทำงานกับคนมากมายและหลากหลาย แต่ตอบกลับมาว่า ทักษะทางเทคนิคที่เขามีเป็นเรื่องของการทำงานตามกฎระเบียบหรือกติกาอย่างเคร่งครัด ก็จะมีความขัดแย้งไม่ค่อยลงตัวกันเท่าใดนัก แต่หากตอบว่า เขามีทักษะในการสื่อสารกับคนตามสไตล์ที่แตกต่างกัน แบบนี้ก็จะถือว่าคำตอบสอดคล้องกันอย่างมาก (กับการประสานงานกับหน่วยงานอื่น)
4.มีทักษะ หรือประสบการณ์อื่นๆ อะไรบ้างที่เป็นประโยชน์กับงานที่สมัคร ?
หลายองค์กรนอกจากจะพิจารณาความสอดคล้องของทักษะ ความรู้และประสบการณ์ที่ตรงกับงานในตำแหน่งที่สมัครมาแล้ว ยังพิจารณาทักษะ ความรู้และประสบการณ์อื่นที่จะเป็นประโยชน์ในลักษณะที่เป็น “คุณค่าส่วนเพิ่ม” ที่หากมีก็ดี ไม่มีก็ไม่ได้ซีเรียส แน่นอนว่า หากผู้สมัครงานรายใดมีคุณค่าส่วนเพิ่มนี้และมีมากกว่าคนอื่น ในขณะที่ทักษะ ความรู้และประสบการณ์พื้นฐานเทียบเคียงได้กับผู้สมัครงานรายอื่นแล้ว ย่อมมีโอกาสที่จะได้รับการพิจารณามากขึ้นนั่นเอง คุณค่าส่วนเพิ่มนี้ เช่น ทักษะการใช้โปรแกรมกราฟิกของเจ้าหน้าที่สรรหาบุคลากร เป็นต้น ส่วนทักษะการใช้ภาษาอังกฤษในการทำงานนั้น สมัยนี้ไม่น่าจะเรียกว่าเป็นคุณค่าส่วนเพิ่มแล้วนะครับ แต่เป็นทักษะพื้นฐานที่มนุษย์เงินเดือนยุคนี้ต้องมีในระดับสื่อสารพูดคุยในงานได้ (ท่านคิดว่ายังไงครับ)
5.คุณมีตัวอย่างผลงานที่คุณคิดว่าเป็นผลงานโดดเด่นเพื่อประกอบการพิจารณาของเราในเรื่องใดบ้าง ? และคุณสะดวกส่ง หรือนำมาให้เราดูหรือไม่ ?
ตัวอย่างผลงานที่เรียกว่า “Performance Illustration” นั้น เป็นสิ่งที่แสดงให้เห็นรูปธรรมของงานที่ผู้สมัครงานทำได้ดีที่สุด ผมเคยให้ผู้สมัครงานสองคนนำส่งตัวอย่างผลงานนี้มาเพื่อประกอบการพิจารณาเหมือนกัน แน่นอนว่าผมเลือกพิจารณาคนที่มีตัวอย่างผลงานของจริงมานำเสนอ พร้อมอธิบายให้เห็นได้ชัดเจน ว่าเขาทำอะไรในเรื่องนั้นที่ยกตัวอย่างมาบ้าง การขอตัวอย่างผลงานนี้ ที่จริงก็เท่ากับการส่งสัญญาณให้ผู้สมัครงานได้เตรียมตัวมานำเสนอด้วยนะ ใครพร้อมก็จะเป็นตัวเลือกเอาไว้พิจารณาในรอบจริงครับ
6.อะไรเป็นจุดแข็งหลักของคุณบ้าง ?
คำถามนี้นิยมถามในการสัมภาษณ์จริง (Actual Interview) อยู่แล้ว แนะนำให้สอบถามผู้สมัครงานในรอบสัมภาษณ์เบื้องต้นไปเลย และใช้เวลาในการสัมภาษณ์จริงกับการตั้งคำถามสัมภาษณ์เชิงพฤติกรรม (Behavioral Interview Question) เจาะจงไปกับงานในหน้าที่ของตำแหน่งที่เปิดรับสมัครจะดีกว่า ทั้งนี้ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เจาะจงกับคำถามอย่างมาก ผู้สัมภาษณ์ควรต้องย้ำให้ผู้สมัครงานทราบแน่ชัดว่าจุดแข็งหลักของเขาต้องตรงตามตำแหน่งงานที่สมัคร ไม่ใช่จุดแข็งทั่วไปที่ตอบโดยไม่ได้คำนึงถึงความสอดคล้องกับงาน
7.คุณลักษณะของหัวหน้างานที่จะช่วยให้คุณทำงานได้ผลงานอย่างยอดเยี่ยม ?
หัวหน้างานเป็นบุคคลที่มีอิทธิพล โอ๊ะ !! พูดว่ามีผลอย่างมาก (ดีกว่า) กับความสำเร็จในการทำงานของผู้สมัครงานที่เข้ามาทำงานในองค์กร แต่โชคร้ายที่เขาไม่อาจเลือกได้ว่าจะได้ทำงานกับหัวหน้าคนไหน แม้ข้อเท็จจริงจะเป็นเช่นนี้ Recruiter ในฐานะที่เป็น HR คนหนึ่ง ก็ไม่ควรนำข้อมูลแบบนี้ไปประมวลและใช้เพื่อสื่อสารให้กับหัวหน้างานทั้งหลายได้เห็นว่า ทุกวันนี้ผู้สมัครงานคาดหวังให้หัวหน้างานทั้งหลายปฏิบัติกับเขาอย่างไรบ้าง เรื่องใดบ้าง อันอาจจะช่วย “ดึงสติ” หัวหน้างานบางคนให้รู้จักถนอมน้ำใจลูกน้อง รู้จักสอนงาน ให้กำลังใจลูกน้องมากขึ้น ไม่หลงยุคไปว่าผู้สมัครงานยุคนี้จะเป็นคนในยุคเดิมที่ตนมีประสบการณ์มา (หุหุหุ)
8.อะไรคือเหตุผลสำคัญที่ทำให้คุณตัดสินใจลาออกจากงานปัจจุบัน ?
ทุกคนมีเหตุผลของการเปลี่ยนงานทั้งนั้นนะครับ แต่เหตุผลนั้นควรสมเหตุสมผลดังชื่อของมัน และเราเองก็ไม่ควรเสีย “มารยาท” ไปวิพากษ์วิจารณ์ผู้สมัครงาน เช่น “ตามประวัติของคุณเปลี่ยนงานบ่อยมากเลยนะคะ” ผู้สัมภาษณ์ควรเข้าใจว่า แต่ละคนมีพื้นฐานไม่เหมือนกัน บางคนโชคดีได้ทำงานในองค์การใหญ่ ๆ เพราะมาจากครอบครัวที่ดี มีการศึกษาดี ขณะที่บางคนต้องฟันฝ่าพยายามกระเสือกกระสนสร้างความเติบโตในอาชีพการงานเพื่อสร้างฐานะตัวเอง จะเหมาะสมกว่าหากจะถามถึงเหตุผลของการเปลี่ยนงานบ่อย แล้วมาพิจารณาว่าเหตุผลนั้นฟังขึ้นหรือไม่ แต่หากกังวลว่าผู้สมัครงานจะ Fake คำตอบ ผู้สัมภาษณ์ก็ต้องถามเจาะลึกเพื่อตรวจสอบ (Probing) ผู้สมัครงานให้ได้ และอันที่จริงนั้น หากผู้สัมภาษณ์มีฐานคิดที่ไม่ชอบผู้สมัครงานที่เปลี่ยนงานบ่อย เราก็ไม่ต้องเชิญเขามาสัมภาษณ์ก็ได้ (สิทธิการพิจารณาเป็นของเราจริงมั้ยครับ)
9.อะไรเป็นเงื่อนไขสำคัญที่คุณใช้ตัดสินใจรับเงื่อนไขและตอบรับร่วมงานด้วย ?
ข้อมูลสำคัญมากที่ควรรู้ เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจว่าจะ “เรียก” ผู้สมัครมาสัมภาษณ์จริงหรือไม่คือเรื่องนี้ล่ะครับ และผู้สัมภาษณ์ก็ควรเตรียมความพร้อมในการตอบคำถามกลับกับผู้สมัครให้ดีด้วย ซึ่งคำถามนี้เรามักจะได้ยินคำตอบกลับมาหลากหลาย สำหรับคนรุ่นผมที่คิดจะเปลี่ยนงานอยู่บ้าง (แต่คงจะน้อยคน) ก็จะพิจารณาความมั่นคงหรือความเป็นองค์กรใหญ่ที่สามารถร่วมงานได้จนเกษียณ ไม่ว่าจะองค์กรภาครัฐวิสาหกิจหรือองค์การภาคธุรกิจเอกชนก็ตาม คำตอบของผู้สมัครงานจะช่วยให้เรานำมาใช้ประเมินได้ว่าจะเตรียมพัฒนาองค์กรให้เหมาะสมแก่กรณีอย่างไรเพื่อให้ตอบประเด็นเช่นนี้ ที่สำคัญคือ ผมเคยมีประสบการณ์ว่าผู้สมัครงานบางคนไม่ได้ให้เราถามคำถามนี้เลย แต่เขาเป็นฝ่ายตั้งคำถามมาจนผู้สัมภาษณ์ถึงกับงงเล็กน้อย หากเตรียมความพร้อมได้ดี ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายถามหรือถูกถามก็รับมือได้แน่นอนครับ
9 คำถามยอดนิยมนี้ จะเป็นไกด์ไลน์ที่ช่วยให้ท่านผู้อ่านนำไปใช้ถามสัมภาษณ์เบื้องต้นและคัดกรองผู้สมัครงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยท่านอาจจะลองนำไปใช้เป็นเกณฑ์สำหรับประเมินและเปรียบเทียบผู้สมัครงาน ประกอบกับการประเมินคุณสมบัติด้านอายุ ระดับการศึกษา และประสบการณ์ทำงานที่เรามักจะพิจารณากันอยู่แล้ว ซึ่งจะช่วยให้การพิจารณาผู้สมัครนั้นรัดกุมมากขึ้นแน่นอนครับ
รวมเรื่องราวน่ารู้ในงาน HR จากวิทยากรและที่ปรึกษาด้านการพัฒนาบุคลากร ผู้ผ่านประสบการณ์งานบริหาร HR จากองค์กรในโรงงานอุตสาหกรรมและธุรกิจบริการ
สอบถามข้อมูลด้าน HR หรือแลกเปลี่ยนมุมมองได้ที่ 0-2514-7472 กด 6
หรือ E-mail : hrbuddy@jobbkk.com (ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น)
Credit : อ.ชัชวาล อรวงศ์ศุภทัต (Professional Training & Consultancy)
หางานตามสาขาอาชีพ
JOBBKK.COM © สงวนลิขสิทธิ์ All Right Reserved
jobbkk มีเพียงเว็บเดียวเท่านั้น ไม่มีเว็บเครือข่าย โปรดอย่าหลงเชื่อผู้แอบอ้าง และหากผู้ใดแอบอ้าง ไม่ว่าทาง Email, โทรศัพท์, SMS หรือทางใดก็ตาม จะถูกดำเนินคดีตามที่กฎหมายบัญญัติไว้สูงสุด 
